Per trovare incontri di ricerca, i ricercatori generalmente utilizzano due metodi. Il primo è un sondaggio classico in cui i ricercatori chiedono ripetutamente alle persone quali sono le loro esperienze di incontro reali o simulate e analizzano le risposte. Il secondo metodo consiste nell’analizzare comportamenti e tendenze specifici estratti dalle registrazioni audio e video delle riunioni. Un contenuto così preciso “è dove si trova la musica”, afferma la psicologa industriale e organizzativa Nale Lehmann-Willenbrock, direttrice del Centro per un lavoro migliore presso l’Università di Amburgo, in Germania.
In un altro esperimento, Lehmann-Willenbrock e i suoi colleghi hanno estratto dati da riunioni videoregistrate per studiare come la comunicazione dei leader influisce sull’interazione del gruppo durante il processo decisionale. I ricercatori hanno scoperto che porre domande con rispetto e prestare molta attenzione ai leader migliora le prestazioni del team, a differenza di quando i leader fanno domande ma non ascoltano le risposte.
Guidare ascoltando
Come per la maggior parte degli studi scientifici sui meeting, le loro scoperte su ciò che migliora le prestazioni delle riunioni spesso sembrano ovvie, ma i ricercatori delle riunioni notano che le riunioni spesso si discostano da questi presupposti.
Tali ricerche rivelano costantemente anche l’importanza dell’ascolto attivo, afferma Lehmann-Willenbrock: non solo il consenso emotivo dell’ascoltatore ma anche il feedback significativo. Nelle riunioni virtuali, perché «tutti abbiamo imparato a tacere se non parliamo, spesso l’ascolto attivo viene completamente ucciso».
L’equilibrio tra ascolto e conversazione può anche influenzare l’esito di una riunione. I leader e i partecipanti alla riunione possono avere opinioni molto diverse sul successo di una riunione, osserva Lehmann-Willenbrock. “La maggior parte delle volte i leader parlano troppo, ecco perché spesso pensano che i loro incontri siano positivi”, ha detto. Kreamer ha anche sottolineato che è importante che l’incontro dei leader guidi ma non sia dominato dalle discussioni. I leader dovrebbero monitorare la quantità di tempo in cui parlano per consentire l’inclusione di più voci.
La ricerca supporta un elenco di ulteriori cose che i leader possono fare prima, durante e dopo una riunione per renderla un successo, ha affermato Lehmann-Wilenbrock. Per allestire il terreno, i leader devono scegliere stanze, rinfreschi, illuminazione adeguati, invitare solo coloro che hanno bisogno di essere presenti, pianificare l’inizio e la fine in orario, preparare un ordine del giorno, stabilire e discutere obiettivi chiari e concedere tempo per la discussione pre-riunione.